会议筹备10要点

会议筹备工作十要点

确定会议名称

会议范围

会议内容

会议性质

现场会　启动会　工作会

研讨会　座谈会　等等

初定会议步骤

会议议程

会议议题的先后顺序

1　议题一

2　议题二

3　议题…

会议程序

对会议各项活动按照先后顺序做出安排

各种仪式

领导讲话

会议发言

参观活动

会议日程

对会议的活动逐日作出的安排，是程序的具体化

会议的议程、程序、日程等，一旦经过领导批准，切不可随意变动。

草拟会议通知

会议名称

开会的目的和主要内容

与会人员

会期

会议地点和食宿地点

会议通知最好由与会议主题相关的人员起草。【原图不清】

报到的日期和地点

联系人和联系电话

主办单位

需要携带的材料和数量及材料的打印规格

个人支付的费用

报请上级单位批准的会议，报送请示时，要附上会议通知的代拟稿。

会议经费预算

与会人员食宿费

会场租用费

会标制作费

会务组和工作人员的【原图不清】

胶卷购买和冲洗费用

等等

如果需要邀请专家学者讲课、作报告，还要将专家的讲课费、交通费和食宿费等预算在内。

办理会议报批

重要的会议必须报请领导审批。

开会理由

会议议程

会议地点

会议时间及会期

参加会议的人数和人员级别

会议的经费预算和准备情况等

下发会议通知

会议通知务必经过处室领导审核，主管领导签发。

专人负责

遗漏

错发

重发

注意

及时

抓反馈

涉及多个部门、内容重要的会议要随会议通知附会议回执，内容包括参加会议人员的姓名、性别、民族、职务职称、联系电话、到会的日期、车次和航班号以及返程的日期、车次和航班号等。

会前1～2天还要再次联系，以确保与会人员能够按时参会。

准备会议材料

会议文件

讲话发言材料

会议主持词

起草主持词（程序稿）注意三点：

文字通俗易懂

注意会议程序衔接

内容提纲挈领

啰嗦

套话

论述性话语

篇幅过长

选择布置会场

会标的布置

应与会议的名称一致，字数要少而精。

席位的摆放

最主要的领导居中，其他席位按排先左后右的顺序分别依次摆放。

7　5　3　1　2　4　6

主席台（奇数位领导）

观众

7　5　3　1　2　4　6　8

主席台（偶数位领导）

观众

主席台的摆放

人数多、比较重要的会议一般主席台高于台下的座位；座谈会等人数较少的会议主席台与其他座位处于同一平面。

座位的安排

安排座位一般根据会议的性质、会议的气氛和会场的本身条件安排座位。

座谈会

汇报会

A7　A5　A3　A1　A2　A4　A6

长条桌

B6　B4　B2　B1　B3　B5　B7

A为上级领导或外宾席，B为主方席。

当A为外宾时，A3与B3分别为客方与主方议员

汇报会

A7　A5　A3　A1　A2　A4　A6

长条桌

B6　B4　B2　B1　B3　B5　B7

A为上级领导或外宾席，B为主方席。

当A为外宾时，A3与B3分别为客方与主方议员

正门

客方译员　主方译员

B1　B2　A1　A2

B3　A3

沙发室

B4　A4

与外宾会谈，A为主方，B为客方。

与上级领导座谈，A为上级领导，B为主方领导。

明确人员分工

会务人员可分三个小组：

秘书组

负责会议文件、领导讲话稿等材料的起草、整理会议记录、编发会议简报和会议材料的归档等工作。

材料组

负责会议材料袋的购买、材料的装袋和分发，以及会议的签到等工作。

接待组

负责与会人员的食宿安排、会场布置以及工作人员的安排，如礼仪人员、服务人员和摄影人员等，此外还要做好会议经费的预决算工作。

会前全面检查

听取会议所有筹备人员的口头汇报。

到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布置工作。

针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。

会前检查一般要邀请有关的领导亲临现场给予指导。